Entenda a certificação digital

A partir deste ano, a declaração do IR (imposto de renda pessoa jurídica) das empresas que optaram por recolher impostos e contribuições, com base no regime de tributação do lucro presumido, terá de ser feita pela internet e autenticada pelo certificado digital. A medida é obrigatória e está prevista na Instrução Normativa RFB nº 969, de 21 de outubro de 2009 e vale também para a entrega de declarações fiscais inclusive de anos anteriores.

Até então, apenas as empresas optantes do lucro real tinham esse dever. A estimativa é de que mais de 1,5 milhão de certificados sejam emitidos no País, apenas neste ano. Para as companhias imunes, isentas, inativas ou optantes pelo simples nacional não haverá alterações. Segundo Homero Rutkowski, do Conselho Federal de Contabilidade, o certificado digital garante a segurança dos dados encaminhados à Receita Federal e a autenticidade de quem os encaminhou, ou seja, o responsável legal pela empresa. Funciona como uma espécie de assinatura digital, que vale somente para transações online. Cada certificado contém a assinatura original da pessoa jurídica e a chave pública, na qual estão arquivados os dados da empresa e de seu representante legal. "Todas essas informações são transmitidas para um ambiente seguro da Receita Federal”, explica João Batista, gerente fiscal da Mazars, consultoria empresarial, tributária e de terceirização de processos.

Vantagens

O certificado digital também garante alguns benefícios às empresas. Primeiro, a facilidade e rapidez da declaração online e do retorno das informações. Segundo, a transparência, pois os representantes legais podem verificar a qualquer momento a situação fiscal da empresa e checar se há possíveis pendências. Além disso, garante a redução de custos, já que não haverá emissão de papéis. Para utilizar o certificado digital, na hora de declarar o IR, é preciso acessar o site da Receita Federal ou os arquivos executáveis que ela libera paradownloads, e preencher os formulários necessários. Na hora de gravar o arquivo de entrega, aparece automaticamente a pergunta solicitando a identificação do certificado digital.

A entrega da declaração de IR para pessoas jurídicas acontece em junho. As empresas que não declararem no prazo estarão sujeitas a multa no valor mínimo de R$ 500 ou índice máximo de 2% ao mês do valor do IR declarado. O certificado digital também poderá ser utilizado nas transações do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) e da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Saiba como obter o certificado digital O responsável pela empresa precisa solicitar a certificação digital no site da Receita Federal ou pessoalmente numa (AC) Autoridade Certificadora ou AR (Autoridade de Registro). As ACs e ARs estão espalhadas por todo País. Entre as reconhecidas pela ICP-Brasil (que cuida da infraestrutura das chaves públicas) estão osCorreios, a própria Receita Federal, a Serasa Experian e a Caixa Econômica Federal. Veja lista completa no site do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).

Os documentos necessários são: CNPJ, registro comercial, ato constitutivo e contrato social, além dos dados do responsável legal pela empresa. Atualmente, há diferentes versões de certificados digitais disponíveis no mercado. Existem os tipos e-CPF A1 e A3 e e-CNPJ A1 e A3. Segundo Hélder Moreira, gerente de Certificação Digital da Serasa Experian, os mais indicados são os tipos A3, porque todos os dados ficam protegidos numa mídia. Pode ser um cartão, como o de crédito, ou um drive. No caso do cartão é necessário obter, junto à certificadora, um leitor. Ambas as versões são portáteis e têm prazo de validade maior (pode chegar a três anos). Os dados do e-CPF A1 e do e-CNPJ A1, por outro lado, ficam disponíveis num software. Isso significa que qualquer transação que requeira o uso do certificado terá que ser feita na máquina onde o software foi instalado. Os preços podem variar de R$ 110 a R$ 200 no caso do e-CPF A1 e do e-CNPJ A1. Para os da versão A3 os valores vão de R$ 380 a R$ 500. O prazo de validade escolhido também interfere nos preços. Moreira alerta sobre a necessidade das empresas planejarem o quanto antes a obtenção do certificado digital. “Se deixarem para a última hora pode não dar tempo das certificadoras emitirem o material a tempo”, explica.

Procuração para contadores

Os empresários poderão criar procuração eletrônica para que os contadores possam transmitir declarações em nome da empresa. A procuração pode ser obtida diretamente na internet, sem a necessidade de comparecimento a uma unidade da Receita Federal. Para isso, tanto os contadores quanto as empresas terão de contar com certificados digitais. Se a empresa não tiver certificado digital também pode conceder uma procuração, mas, neste caso, deverá comparecer a uma unidade da Receita Federal. Primeiro, é necessário se cadastrar no site da Receita Federal e solicitar a procuração. Este documento deverá ser impresso e assinado pelo responsável da empresa perante o CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica). A procuração precisa ser entregue na Receita no prazo de 30 dias, contados da data de sua emissão, acompanhada de cópias autenticadas dos documentos de identidade do empresário e do contador. A autenticação das cópias poderá ser realizada pela própria unidade de atendimento da Receita, mediante apresentação dos documentos originais. Após a aceitação da procuração, o possuidor do certificado passará a ter acesso aos serviços da Receita, em nome da empresa.